Las transferencias de documentación desde las unidades administrativas, centros y departamentos de la USC al Archivo Histórico deben ser convenientemente programadas y conformes al procedimiento establecido en la Instrucción I/2020 de la Secretaría General para el tratamiento y gestión de la documentación existente en los archivos de oficina.
El personal del Archivo proporcionará asesoramiento técnico durante todo el proceso para el tratamiento, organización e instalación que debe recibir la documentación, en caso de ser necesario, con carácter previo a su traslado.
La hoja de transferencia es el instrumento de control del traspaso de la responsabilidad de custodia y en ella deberán figurar los datos identificadores básicos de la documentación, así como el número total de cajas, libros y/o atados que se transfieren, ordenados cronológicamente y por series documentales (procedimientos).
La relación individualizada de estas unidades documentales deberá figurar en una base de datos excel que facilitará el personal del Archivo para su integración posterior en el Registro general de documentos.
Archivo Histórico Universitario
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