Transferencias de documentación

As transferencias de documentación desde as unidades administrativas, centros e departamentos da USC ao Arquivo Histórico deben ser convenientemente programadas e conformes ao procedemento establecido na Instrución I/2020 da Secretaría xeral para o tratamento e xestión da documentación existente nos arquivos de oficina.

O persoal do Arquivo proporcionará asesoramento técnico durante todo o proceso para o tratamento, organización e instalación que debe recibir a documentación, en caso de ser necesario, con carácter previo ao seu traslado.

A folla de transferencia é o instrumento de control do traspaso da responsabilidade de custodia e nela deberán figurar os datos identificadores básicos da documentación, así como o número total de caixas, libros e/ou atados que se transfiren, ordenados cronoloxicamente e por series documentais (procedementos).

A relación individualizada destas unidades documentais deberá figurar nunha base de datos excel que facilitará o persoal do Arquivo para a súa integración posterior no Rexistro xeral de documentos.